PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS SMK NEGERI KALIBARU

PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS SMK NEGERI KALIBARU

A.    KETENTUAN UMUM

Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru adalah serangkaian aturan mengenahi penyelenggaraan organisasi dengan administrasi meliputi tertib kesekretariatan, atribut organisasi yang berlaku dan dilaksanakan secara menyeluruh.

B.     TUJUAN

Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekoalh (OSIS) SMK Negeri Kalibaru bertujuan sebagi berikut:

1.      Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksana administrasi di semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru.

2.      Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di semua tingkatan pengurus Oranisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru.

3.      Menegakkan wibawa dan disiplin kepengurusan serta menumbuhkan keadaan dan kegiatan berorganisasi di kalangan organisasi di SMK Negeri Kalibaru pada umumnya dan khususnya pada Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru.

C.     SASARAN

Adapun sasarannya sebagai berikut :

1.      Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi dan berlaku di semua   tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekola (OSIS) SMK Negeri Kalibaru

2.      Terpelihara nilai jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperoleh keutuhan, persatuan dan kesatuan kepengurusan serta disiplin dan wibawa.

D.    LANDASAN

Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru berlandaskan:

1.      Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru.

2.      Keputusan rapat pengurus Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru.

E.     PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

1.    Surat

a.    Fungsi

Surat menurut pedoman penyelenggaraan adaministrasi ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan resmi organisasi yang tertulis yang khusus di perlukan untuk  kepentingan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru.

b.    Sistematika

Sistematika surat Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru adalah sebgai berikut: :

1)      Nomor surat ditulis Nomor

2)      Lampiran surat ditulis Lampiran

3)      Perihal surat, ditulis  Perihal

4)      Si alamat surat, Kepada Yth, Dst

5)      Kata pembukaan surat, Assalamualaikum Wr. Wb.

6)      Kalimat pengantar, Salam silatur rahmi. Dst

7)      Maksud surat di sesuaikan dengan kebutuhan

8)      Kata penutup Surat Wassalamualaikum Wr. Wb.

9)      Tempat dan tanggal pembuatan surat

10)  Jabatan pengurus serta pejabat pembuat surat

c.    Bentuk Surat

Bentuk surat Organisasi Siawa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru yang resmi kecuali jenis surat khusus,  di tulis dengan bentuk block style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai kata penutup lurus kanan kiri. Sedangkan tempat dan tanggal surat menjorok ke kanan.

d.   Jenis Surat

Surat resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu:

1)        Surat Umum, yaitu jenis surat biasa yang rutin di terbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi.

2)        Surat Khusus, yaitu jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi produk normative organisasi dan landasan pijak organisasi.   

e.    Teknis pembuatan

1)        Untuk pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus di copy atau salinannya  sebagai Fyle Arsip

2)        Dalam pembuatan surat resmi yang harus diperhatikan adalah kode/sandi yang terkandung pada nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi di tandai dengan ”Garis Miring”

3)        Kode penulisan Nomor Surat

Ø  Kode Nomor (Nomor Urut Surat Keluar)

Ø  Kode Surat Organisasi ditulis dengan (OSIS SEMEBAR)

Apabila terdapat Kepanitiaan Kegiatan maka sebelum kode harus ada kode kegiatan ditambah kata (Pan. Kegiatan)

Ø  Kode Surat Keluar

A   = Kode surat yang bersifat Administasi umum

B   = Kode surat yang bersifat khusus untuk keuangan

C   = Kode Surat Keluar, berlaku ke Lembaga SMK Negeri Kalibaru  

D   = Kode Surat Keluar, berlaku untuk surat apabila keluar dari SMK Negeri Kalibaru

Ø  Kode bulan pembuatan surat, di tulis dengan angka romawi

Ø  Kode Tahun Pembuatan Surat, di tulis dengan Angka

4)        Perubahan Nomor Urut surat dilihat pada ”Tujuan Surat”

5)        Setiap surat keluar harus tinta warna hitam

6)        Penandatanganan harus tinta warna hitam

7)        Pembubuhan Stempel pada surat resmi diusahakan sedapat mungkin agar tertera pada seperempat pembuat surat (Menutupi seperempat pembuat surat yang bertandatangan)

8)        Jenis tulisan yang di gunakan  dalam pembuatan surat menggunakan Font ” Times New Roman (Headings CS)”

Ø  Kode indek keputusan

SK = Surat Keputusan

SP = Surat Pengesahan

Sp = Surat Pengangkatan/Pemberhentian

SM = Surat mandate

Spt = Surat Pengantar

2.    Pembukuan

a)    Buku Agenda Surat Keluar Masuk

1)      Model Buku Surat Keluar

Ø  Nomor urut Pengeluaran surat

Ø  Nomor Surat

Ø  Alamat Tujuan

Ø  Tanggal Surat (Tanggal Pembuatan dan tanggal Penerimaan)

Ø  Perihal Surat

Ø  Keterangan

2)      Model Buku Surat Masuk

Ø  Nomor Urut Surat masuk/ peneriamaan

Ø  Nomor Surat

Ø  Alamat surat / pengirim

Ø  Tanggal surat (Tanggal Pembuatan dan Tanggal Penerimaan )

Ø  Perihal surat

Ø  Keterangan

3)   Fungsi Buku Agenda

Buku Agenda Berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis program kerja yang terlaksana dan tidak terlaksana. Agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan di simpan secara baik setelah dipergunakan.

b)   Buku Kas

1)   Model Buku Kas

Dalam model Pembukuan buku kas terdapat babarapa kolom antara lain :

Ø Nomor urut penerimaan

Ø Tanggal

Ø Sumber Kas

Ø Jumlah yag di terima,

Ø Nomor urut pengeluaran

Ø Tanggal

Ø Uraian pengeluaran kas

Ø Jumlah yang di keluarkan

Ø Keterangan

2)      Teknis Buku Kas

Ø  Segala penerimaan dana harus di catat  di dalam buku kas bagian Kiri (Debet). dan Pengeluaran dana di bagian kanan (Kredit), kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.

Ø  Dalam pelaporan keuangan OSIS, dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang untuk kepentingan OSIS.   

c)    Buku Inventaris

1)      Buku inventaris berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang milik organisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap barang-barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti kepengurusan.

2)      Model buku inventaris untuk semua tingkatan kepengurusan dibuat dengan 7 kolom sebagai berikut:

Ø  Nomor urut barang

Ø  Nama barang

Ø  Tahun pembuatan

Ø  Merk

Ø  Jumlah

Ø  Keadaan

Ø  Keterangan 

3)        Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventaris adalah sekretaris

d)   Notulen

3.    Stempel

Stempel organisasi

a)    Bentuk stempel organisasi adalah berbentuk lingkaran.

b)   Ukuran stempel resmi berdiameter 4 cm.

c)    Tulisan stempel, stempel resmi berisi:

1)      Bagian Baris Atas bertuliskan  ”OSIS” dan Bagian tengah bertuliskan ”SMK NEGERI KALIBARU” Kemudian baris paling Bawah Bertuliskan ”BANYUWANGI” dan ketiga tulisan tersebut berada di Posisi Center.

2)      Tulisan ”Organisasi Siswa Intra Sekolah” Meligkarar di sebelah atas stempel organisasi

3)      Tulisan ”Kalibaru Banyuwangi” Melingkar di Sebelah Bawah stempel Organisasi

4)      Sedangkan stempel untuk Kegiatan berbentuk persegi panjang dan Melingkar

4.    Kepala Surat (KOP)

a)        Surat Resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Negeri Kalibaru, Semua Ditulis di atas  kertas ber-KOP ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

b)        Kertas berukuran A4  berat 70 gram adapun lebar KOP surat 3,5 cm

c)        Kertas ber-KOP berisi :

Ø  Lambang SMK N Kalibaru  Di sebelah kiri atas dan Lambang OSIS di sebelah Kanan atas

Ø  Tulisan ”ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH” pada baris paling atas

Ø  Tulisan ”(OSIS)” pada baris kedua

Ø  Tulisan ”SMK NEGERI KALIBARU KALIBARU” pada baris ketiga

Ø  Tulisan ”Masa Khitmad” Pada Baris Ke Empat

Ø  Sedangkan untuk Alamat pada baris ke lima

d)       Bentuk tulisan berwarna hitam

5.        Kartu Tanda Anggota

a)    Bagian Depan

Ø  Nomor

Ø  Nama

Ø  Tempat tanggal lahir

Ø  Alamat rumah

Ø  Tempat dan tanggal Pembuatan

Ø  Tanda tangan dan Nama terang pemegang KTA

Ø  Tanda tangan dan nama terang Pembina

Ø  Stempel

b)   Bagian Belakang

Ø  Kop dan Logo OSIS

Ø  Tulisan ”Tujuan Organisasi”

Ø  Pas Foto 2X3

6.        Jas Organisasi

a)    Warna jas

Hitam

b)   Model jas

c)    Jas berlengan panjang

Demikian peaturan administrasi Osis SMK Negeri Kalibaru Banyuwangi berlaku sejak tanggal di tetapkan  dan hal-hal yang belum termuat dalam ketetapan ini akan di bahas lebih lanjut pada rapat pimpinan Osis SMK N Kalibaru Banyuwangi

Ditetapkan di  : Kalibaru

Tanggal           : 10 September 2018

Pimpinan Sidang

                    Ketua                                                                   Sekretaris

                  DIANA APRILIA                                            SOFIATUR ROHMA